Содержание:

Если вы решили — по совету автора книги «Делай меньше» — выполнять только нужные дела, тогда надо отфильтровать все остальные задачи. И в работе, и в личной жизни. Благодаря расстановке приоритетов одни задачи пройдут через фильтр, а другие — отсеются. Покажем, как это можно сделать на практике.

Расстановка приоритетов

К содержанию

Что такое расстановка приоритетов

Давайте для начала разберемся, что такое расстановка приоритетов, потому что, на мой взгляд, существует некоторое недопонимание истинного значения этого понятия. Порой можно услышать следующее: «На пятом месте среди приоритетов у меня одна задача, на 17-м — две, на 49-м — три».

Это не расстановка приоритетов. Расстановка приоритетов — это составление списка дел, которые должны быть сделаны, с помощью следующего принципа: «Если я смогу сделать только одно из списка, то что именно?». Это станет вашим приоритетом № 1. Потом просмотрите то, что в списке осталось, и снова задайте вопрос: «Если я смогу сделать только одно, что это будет?». Это станет приоритетом № 2. Затем опять вернитесь к списку и снова спросите себя о том же — и так, пока все задачи не будут расставлены в порядке приоритетов. Таким образом, каждый пункт получит свою оценку по степени важности, и приоритеты перестанут биться друг с другом.

К содержанию

Как заставить эту схему работать

Как не отступить от решения выполнять только нужные задачи? И что делать, если кто-то подвергнет сомнению ваш список приоритетов? Возможно, близкие по-прежнему просят вас делать то, что, на ваш взгляд, не стоит времени. Или руководитель дает задание, в котором, по вашему мнению, нет никакого смысла. Поэтому вы постоянно должны:

  • осознанно придерживаться выполнения списка «нужных задач»;
  • постоянно подвергать список «нужных задач» ревизии.
Если вас просят о том, что в ваш список чрезвычайно важных дел не входит, вам нужно избавиться от такой задачи. И не отступать от своего решения. А если кто-то начнет жаловаться или сердиться, вы должны четко сказать: «Я объяснил, и мы договорились, что эти задачи важны, а эти — нет».

В вашем списке крайне важных дел имеются задачи, которые будут присутствовать в нем всегда. Например, я руковожу компанией, предоставляющей услуги проектного менеджмента. И у меня есть две цели:

  1. Оказание услуг существующим клиентам.
  2. Привлечение новых компаний.

Именно в таком порядке.

И пока я буду заниматься этой работой, данные цели останутся неизменными и крайне важными. В вашем списке также всегда будут присутствовать очевидные задачи.

Однако ваш перечень может включать и дела не столь очевидные. Вы допускаете, что какие-то задачи только могут казаться вам важными — на их счет вы не так уж уверены. Вы полагаете, что они не приносят пользы и лишь отнимают время.

Единственный способ понять, какое именно дело не столь важное, — просто его не делать. И посмотреть, что произойдет. Если «небеса рухнут», значит, дело и вправду крайне важное. Если же ничего ужасного не случится, тогда — нет. Вот несколько приемов, которыми можно воспользоваться.

К содержанию

Проверка границ: на работе

Начните с дел, которые стоят на последних местах в списке приоритетов. Это может быть собрание, на которое вы ходите каждую неделю, но не уверены, что его посещение — ценное вложение вашего времени. Так, около 80% встреч и собраний, которые я посетил за всю свою жизнь, были исключительно пустой тратой времени.

Существует множество способов отказаться от присутствия на собрании или встрече:

  • Лучший способ — сказать, что вы не сможете пойти, потому что у вас есть более важные дела (но вы можете отправить кого-то на встречу от своего имени).
  • Неплохой вариант — открыто и спокойно поговорить или отправить сообщение организатору встречи или своему руководителю с объяснениями, почему, на ваш взгляд, вам не стоит тратить на это время.
  • Можно появиться, сказать: «Могу я вначале сделать то, что должен?» — и уйти.
  • Или сказать: «Позвоните мне, если я понадоблюсь».

Договорились: на встречу вы не идете. После чего возможны два сценария развития событий. Либо «небеса рухнут» — тогда вы знаете ответ. Но если солнце все еще светит над вашей головой, это значит, что вы использовали свое время на что-то более ценное. Что еще важнее: это означает, что ваше присутствие на встрече не было таким уж необходимым. А поскольку вы создали прецедент отказа от посещения встречи, то можете отказаться и в следующий раз. И может статься, что со временем ваша небольшая победа превратится в гораздо большую победу, потому что вы вообще перестанете ходить на подобные мероприятия.

Предположим, вам приходится еженедельно или ежемесячно готовить некий отчет, но вы не уверены, что его кто-то читает. Итак, не отправляйте следующий отчет и посмотрите, сколько времени пройдет, пока это кто-то заметит. Предположим, это еженедельный отчет по продажам, который вы направляете своей команде, и только спустя 10 дней вы получаете сообщение, в котором кто-то интересуется, где же обновленная информация.

Во-первых, это говорит о том, что достаточно одного отчета раз в две недели. Во-вторых, возможно, тот, кто спохватился спустя 10 дней, — единственный человек, которому этот отчет нужен. Так вы смогли немного сэкономить свое время и при этом выяснили, что важно (или не так уж важно) для кого-то еще.

Ненужные дела в работе и личной жизни

К содержанию

Неважные личные и домашние дела: как определить?

Но все вышесказанное касается не только работы. Как мы уже выяснили, работа включает целый набор задач, которые на самом деле не очень важны. То, о чем мы говорили, еще справедливее по отношению к жизни вне работы, чрезвычайно переполненной лишним «шумом». Бесконечное сидение в социальных сетях, просмотр телевизионных передач, выполнение элементарных домашних обязанностей — готовка, уборка, покупки и т.д.

Множество задач, которые пожирают наше время, вообще не следует выполнять. Нет, я никого не призываю жить в нищете и не заботиться о своих семьях. Но я далеко не первый, кто скажет вам, что это совсем не существенно, пылесосите вы каждый день или нет.

Вот реальный пример: каждую неделю мы с моей женой отправлялись за покупками в супермаркет. Такой шопинг лишал нас целого субботнего утра. Кроме того, в катании тележки по огромному магазину и стоянии в неизбежно длинной очереди не было ничего приятного. Из-за таких субботних утр мы за месяц теряли в общей сложности два с половиной (или около того) дня. Со временем мы поумнели, и один из нас стал приобретать необходимые продукты каждый день. Мы покупали их на местном рынке, в соседней лавке или в специализированном магазине.

Результат? Во-первых, мы не тратили время впустую. Во-вторых, мы стали выбрасывать меньше продуктов, потому что у них не заканчивался срок годности. И в конце концов мы стали питаться гораздо лучше, потому что обнаружили много интересных магазинов с качественными продуктами.

Подведем итоги. Если вы считаете, что в вашей жизни — рабочей или личной — есть то, на что не стоит тратить время, проведите проверку. Вскоре вы определитесь и сможете переместить некоторые дела из списка крайне важных дел в список неважных. И каждый раз, совершая это действие, вы будете чувствовать, что одержали пусть небольшую, но такую сладкую победу.